Mit unserem System haben Sie die Möglichkeit Ihre Vorlagen mit allen Word-Funktionen zu optimieren. Word bietet nützliche Mittel, um Vorlageninhalte in Abhängigkeit von CASEnet-Feldinhalt zu füllen.
Zum Beispiel können Sie die Anrede anhand des hinterlegten Geschlechts automatisch generieren lassen.
Vorteile: Sie benötigen nur noch eine Vorlage und nicht für jedes Geschlecht eine.
Aber wie stiefelt man die etwas komplizierten Befehle zusammen?
Word kann mittels Feldschlüsseln auf Ihre CASEnet-Daten zugreifen und diese in einem Dokument wiedergeben.
Wenn nun aufgrund des Geschlechts die Briefanrede im Dokument auf «Sehr geehrter Herr Esempio» , bzw. «Sehr geehrte Frau Esempio» lauten soll, so kann dies mit einer “WENN – DANN – SONST – Abfrage” automatisiert werden, eine manuelle Bearbeitung entfällt komplett.
Zu Beginn ist es nicht immer einfach, die etwas komplizierten Befehle korrekt zusammenzustellen. Mit etwas Übung und zunehmender Erfahrung wird Ihnen dies sicher gelingen. Zur Veranschaulichung klicken Sie auf das nachfolgende Anwendungsbeispiel.
Anwendungsbeispiel
Schritt 1 – Vorbereitung:
Ich entwerfe und gestalte die Vorlage und ergänze diese mit den notwendigen CASEnet-Feldschlüsseln.
Schritt 2 – Word-Funktionen einsetzen:
Ich platziere die Maus an der Stelle, an welcher ich die Funktion für die dynamische Briefanrede einfügen will. Mit der Tastenkombination CTRL + F9 füge ich geschweifte Klammern ein und baue die Wenn-Abfrage auf:
Will ich die Werte der drei Checkboxen abfragen und zusätzlich farblich unterschiedlich darstellen, so baue ich die Abfragen wie folgt auf:
Schritt 3 – Vorlage einbinden:
Die gespeicherte Datei binde ich in der Dokumentenverwaltung ein und teste diese gleich in einem Fall aus.
Mit dem Resultat bin ich zufrieden, die Abfragen funktionieren:
Haben Sie Lust bekommen ihre Word-Vorlagen zu optimieren?
Gerne bilden wir Sie in der Anwendung von Word-Formeln und weiteren Word-Funktionen aus.
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